Mer information
Om telefonpassning
Vad är telefonpassning?
Telefonpassning är en tjänst där vi tar hand om era inkommande samtal när ni själva inte har möjlighet att svara. Istället för att kunden möts av en telefonsvarare eller upptaget signal, möts de av en riktig person som svarar i ert företags namn.
Det ger ett mer professionellt intryck, skapar trygghet hos kunden och gör att ni inte riskerar att missa viktiga affärer
Varför välja telefonpassning?
Genom att erbjuda snabb och personlig service i telefon kan ni både stärka era kundrelationer och förbättra lönsamheten.
Med telefonpassning ser vi till att varje samtal tas emot av en vänlig och professionell röst, även när ni själva inte har möjlighet att svara. På så sätt lämnar ni alltid ett gott intryck och bygger förtroende i varje kontakt.
En enkel och pålitlig lösning
Telefonpassning hos Diatel är både smidig och trygg att använda.
Med lång erfarenhet av att arbeta med både små och stora företag kan ni känna er säkra på att era samtal hanteras professionellt. Ni bestämmer själva när tjänsten ska användas och kan enkelt aktivera eller pausa den efter behov.
Det gör att ni får en flexibel lösning som fungerar i er vardag, oavsett situation.
Professionell hantering av inkommande samtal
Oavsett om ni behöver avlastning under kortare perioder eller söker en långsiktig lösning för er telefonhantering finns vi här för att hjälpa er.
Har ni redan en intern telefonist men vill förbättra tillgängligheten kan vi ta hand om de samtal som annars inte hinns med. När den ordinarie personalen är upptagen eller frånvarande på grund av möten, sjukdom, utbildning eller semester ser vi till att era kunder alltid får svar.
Resultatet blir en mer tillgänglig verksamhet där varje samtal hanteras professionellt och inga affärsmöjligheter går förlorade.
Hur fungerar telefonpassning?
1
Ni sätter enkelt igång telefonpassningen med bara några tryck.
2
När ett samtal kommer in tas det emot av en av våra telefonister, som använder det meddelande ni tidigare har valt i inställningarna.
3
Samtalet vidarebefordras till den person ni önskar, som enkelt kan välja att antingen koppla fram samtalet eller låta oss ta ett meddelande som skickas till er via SMS och/eller e-post.
Våra telefonister arbetar alltid enligt era instruktioner och ser till att varje samtal bemöts på ett personligt och professionellt sätt.
Ni kan skapa olika instruktioner beroende på vem som ringer, så att vi bara vidarekopplar de samtal ni vill ta emot. På så sätt slipper ni oönskade samtal och telefonförsäljare!
Genom att ge oss tydliga instruktioner för olika ämnen kan vi på ett smidigt sätt vidarebefordra viktig information och besvara enklare frågor om ert företag, era tjänster eller produkter.
I kontrollpanelen kan ni enkelt styra hur vi ska svara på samtal, vart de ska vidarekopplas och hur meddelanden ska skickas till er.
All information som våra telefonister hanterar behandlas alltid konfidentiellt.
Steg för steg – så kommer ni igång med telefonpassning
Att börja med telefonpassning är smidigt och vi hjälper er hela vägen:
1. Ni kontaktar oss
Ni tar första steget genom att höra av er till oss via formulär, mejl eller telefon.
2. Vi går igenom era behov
Tillsammans pratar vi igenom er verksamhet, era utmaningar och vad som är viktigt i er kundkontakt.
Vi pratar bland annat om vilka som ringer er, när ni har svårt att svara, vilka typer av ärenden som är vanligast.
3. Vi lär känna ert företag
För att kunna representera er på rätt sätt behöver vi förstå er verksamhet. Ni berättar till exempel vilka tjänster ni erbjuder, hur ni vill bemöta kunder och vad som är viktigt i kommunikationen. Det gör att våra telefonister kan ge ett bemötande som känns naturligt och professionellt.
4. Vi sätter struktur och riktlinjer
Här bestämmer vi tillsammans hur samtalen ska hanteras i olika situationer. Ni kan till exempel välja att viktiga kunder kopplas direkt till er, att nya förfrågningar tas som
meddelanden eller hjälpa er att selektera bort det som inte är relevant för er, såsom felringningar eller telefonförsäljare.
Har ni inga färdiga rutiner hjälper vi er att ta fram en tydlig struktur som fungerar i praktiken.
5. Vi sköter det tekniska
Ni behöver inte tänka på teknik eller installation. Vi ser till att allt kopplas rätt och fungerar smidigt från start. Det enda ni märker är att samtalen börjar hanteras enligt planen.
6. Vi hanterar era samtal
När allt är igång svarar vi på era samtal i ert företags namn och enligt era instruktioner.
Beroende på vad ni har bestämt kan vi:
- Ta meddelanden och skicka dem direkt till er
- Koppla samtal vidare
- Besvara enklare frågor
All information når er snabbt via SMS och eller e-post.
7. Full kontroll och flexibilitet
I kontrollpanelen kan ni enkelt styra hur vi ska svara på samtal, vart de ska vidarekopplas och hur meddelanden ska skickas till er.
8. Trygg och konfidentiell hantering
All information som våra telefonister hanterar behandlas alltid konfidentiellt. Ni kan känna er trygga med att både kundinformation och ärenden hanteras professionellt och säkert.
9. Ni missar inga samtal
Resultatet blir att varje kund får svar, samtidigt som ni kan fokusera på er verksamhet.
Resultatet är en mer tillgänglig verksamhet där varje kund får svar. Ni slipper avbrott i ert arbete samtidigt som ni vet att inga viktiga samtal går förlorade.
Detta innebär både bättre kundrelationer och fler affärer över tid.
Behoven ser olika ut beroende på verksamhet.
Om du som advokat sitter i rätten eller i ett klientmöte är det i princip omöjligt att svara i telefon. Samtidigt kan ett missat samtal innebära att en potentiell klient vänder sig till en annan byrå.
För en hantverkare handlar det ofta om att inte kunna svara när man är ute på jobb. Samtalen kommer in under dagen, men fokus ligger på arbetet hos kund. Med telefonpassning ser vi till att varje samtal tas emot, kunden får ett professionellt bemötande och ni får ett tydligt meddelande att följa upp på senare.
Med telefonpassning kan vi istället:
- Svara direkt i ert namn
- Bekräfta att ni hanterar den typen av ärenden
- Samla in relevant information om ärendet
- Boka in en tid för återkoppling
På så sätt tappar ni inte affären, samtidigt som klienten får ett professionellt och tryggt bemötande redan från första kontakt.